Ny tilgang til underskriftsformer i England

Print

Skrevet af Forum Advokater d. 22/3 - 2010

Mercury-sagen, R (Mercury Tax Group) vs. HMRC [2008] EWHC 2721, har i England ført til en diskussion om effektiviteten i engelsk lovgivning vedrørende brugen af præ-underskrevne dokumenter, virtuelle underskrifter og closing-møder, hvor underskrevne dokumenter er udvekslet ved brug af e-mail.

Mulighederne for brug af præ-underskrevne dokumenter mv., som er drøftet i kølvandet på Mercury-sagen, er følgende, hvor der samtidig gives råd til, hvordan et closing-møde med brug af internettet og e-mail rent praktisk bør foregå. Listen af angivne muligheder er ikke udtømmende:

1. Returnering af hele dokumentet, inklusiv underskrevet underskriftsside, via e-mail.
I dette tilfælde skal man sikre, at alle involverede parter har mulighed for rent praktisk at bruge internettet/en e-mailforbindelse, og at det er den samme, endelige version, alle parter er i besiddelse af.

Herefter returnerer den eller de parter, der ikke er fysisk til stede, den fulde underskrevne aftale ved brug af e-mail, hvorefter den underskrevne side udskrives og vedhæftes originalaftalen.

Umiddelbart efter underskrift fra de parter, der er fysisk til stede på mødet, bør den endelige version af aftalen rundsendes pr. e-mail til alle parter, hvorefter den rundsendte aftale udgør originaleksemplaret af aftalen.

2. Returnering kun af underskrevet underskriftside via e-mail.
Fremgangsmåden følger fremgangsmåden nævnt under punkt 1, idet hver enkelt part, der ikke er til stede, printer og signerer underskriftssiden og returnerer denne pr. e-mail til den eller de parter, der afholder fysisk møde.

3. Udarbejdelse af præ-underskrevet underskriftsside forud for færdiggørelsen af dokumentet.
Også i dette tilfælde bør det forud for mødet sikres, at alle involverede parter har mulighed for rent praktisk at bruge internettet/en e-mailforbindelse, og at det er den samme, endelige version, alle parter er i besiddelse af.

De parter, der ikke deltager fysisk i mødet, har forinden returneret en underskrevet underskriftsside. Af underskriftssiden bør klart fremgå hvilken aftale, underskriftssiden knytter sig til.

Når aftalen er endelig, bør de deltagende parter eller deres advokater rundsende den endelige aftale pr. e-mail til de parter, der ikke er til stede, med henblik på indhentelse af bekræftelse på, at de er enige i udformningen af og indholdet af den endelige aftale. Når bekræftelse er indhentet, vedhæftes underskriftssiderne den originale papirmæssige aftale, der rundsendes til alle parter, hvorefter aftalen udgør en original underskrevet aftale.

Baggrunden for drøftelserne er, at der kan være tilfælde, hvor udveksling af dokumenter og underskrifter ved brug af internettet og e-mail er tilstrækkeligt, og hvor originale dokumenter ikke er nødvendige til brug for registrering mv.

Omvendt betyder det, at ovenstående muligheder ikke er tilgængelige, hvis der er krav om underskrift for en notar eller ved overværelse af vidner. Endvidere kan der være tilfælde, hvor det er anført i den relevante lov, at der er krav om originale dokumenter til brug for for eksempel tinglysning.

Før man griber til udveksling af dokumenter og underskrifter over internettet, bør man sikre sig, at den kontraktspart, der enten ikke kan, eller som bevidst har undladt, at deltage i underskriftsmødet personligt, har en reel mulighed for at modtage dokumenterne eller på anden måde blive bekendt med dokumenternes indhold med henblik på en endelig godkendelse heraf, at der er mulighed for underskrift af dokumenterne, hvis det ikke allerede er sket, og at der kan ske godkendelse af præ-underskrevne underskriftssider, før endelig aftale indgås.

Der er tale om et område, som er under stadig udvikling i England.