Ansattes brug af e-mail

Print

Oprettet d. 15/2 - 2005

Hvis en arbejdsgiver registrerer informationer om, hvem medarbejderen har udvekslet e-mails med, og hvilke adresser på internettet medarbejderen har besøgt, regnes det for behandling af personoplysninger, og er dermed omfattet af persondataloven. Det gælder også, selv om ar-bejdsgiveren ikke har et egentligt log-registreringssystem, men blot gennemgår oversigten i medarbejderens browser for at se, hvilke sider medarbejderen har besøgt, eller gennemgår lagre af afsendte og modtagne e-mails i medarbejderens mail-program. Det regnes for behand-ling af personoplysninger, fordi arbejdsgiveren indsamler en række informationer, som kan fø-res tilbage til en bestemt, identificerbar person. Indsamling af personoplysninger er underlagt reglerne i persondataloven, som hører under Datatilsynets kompetence.

Betingelser for at overvåge

Datatilsynet har fastslået, at en arbejdsgiver må overvåge eller registrere de ansattes brug af internet og e-mail, hvis to grundlæggende principper i persondataloven er opfyldt:

 Arbejdsgiverens registrering og gennemgang af brugen skal have et udtrykkeligt angivet og sagligt formål. Både tekniske og sikkerhedsmæssige hensyn og hensynet til kontrol af medarbejderens brug er saglige formål.
 Medarbejderen skal på forhånd - på en klar og utvetydig måde - være informeret om, at arbejdsgiveren indsamler informationer om ham eller hende, og hvordan de behandles. For eksempel, at e-mails kan blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om brug af arbejdspladsens computer i strid med arbejdspladsens retningslinjer.

De oplysninger, arbejdsgiveren i givet fald indsamler, skal være relevante og tilstrækkelige, og de må ikke omfatte mere, end hvad der skal til for at opfylde de formål, oplysningerne indsam-les til.

Må arbejdsgiveren læse private e-mails?

En dom fra Køge fastslår, at en e-mail regnes for en lukket meddelelse i straffelovens forstand. I følge straffeloven kan den, der uberettiget bryder en lukket meddelelse, straffes med bøde eller fængsel i indtil 6 måneder.

Derfor må medarbejdere som udgangspunkt forvente, at de private e-mails, de sender eller modtager i arbejdstiden, er beskyttet af brevhemmeligheden i straffeloven.

Men arbejdsgiveren kan godt være berettiget til at læse medarbejderens private e-mails. Nemlig hvis medarbejderen, for eksempel i forbindelse med virksomhedens IT-politik, har givet sit samtykke.

I hvilket omfang må medarbejderne bruge arbejdstiden og virksomhedens IT-værktøj til private formål?

Det er op til arbejdsgiveren - og gerne i samarbejde med medarbejderne - at tage stilling til disse spørgsmål. Jeg anbefaler derfor, at arbejdsgiveren formulerer en IT-politik, så der er enighed om omfanget af medarbejdernes brug af virksomhedens IT-værktøj.

En dom fra februar 2001 er et eksempel på, at en manglende IT-politik kan få uheldige følger for begge parter: En medarbejder havde i arbejdstiden benyttet internettet i egen interesse i 25 ti-mer i en uge, hvor han var den eneste medarbejder på arbejde. Det betød for arbejdsgiveren en manglende ordreoptagelse i den uge og for medarbejderen, at han berettiget blev bortvist fra arbejdspladsen.

I eksemplet er der tale om et ret indlysende misbrug, men i tilfælde, hvor misbruget er mindre åbenlyst, vil udfaldet af en retssag være mere usikkert. Det er derfor både i virksomhedens og medarbejdernes interesse at aftale klare retningslinjer.

Der kan opstilles følgende tjekliste:

 Har virksomheden analyseret de relevante behov i relation til e-mail- og internetbrug?
 Registrerer virksomheden informationer om e-mail og internetbrug?
 Hvis nej - kan virksomheden gøre det?
 Ønsker virksomheden at have muligheden?
 Er medarbejderne gjort bekendt med virksomhedens politik?
 Kan virksomheden dokumentere det?

At overveje disse spørgsmål kan i nogle virksomheder føre til et ønske om ændringer. Men æn-dringer skal foretages både juridisk og psykologisk korrekt, og de skal tage hensyn til de bestå-ende aftaler og overenskomster.