Forretningsorden for bestyrelsen

Print

Skrevet af Forum Advokater d. 14/2 - 2012

Selskabsloven har ændret vilkårene for danske selskaber i mange henseender. De mest velkendte er måske, at man fremover ikke behøver 125.000 kr. i startkapital i anpartsselskaber, men kun 80.000 kr., at man over en vis kapital ikke behøver indskyde mere end 25 % i de fleste tilfælde, og kan ”skylde” resten, og at en vis selvfinansiering er blevet lovlig. Også muligheden af at have et tilsynsråd i stedet for en bestyrelse har fået en del opmærksomhed, om end det næppe er en mulighed, der vil blive særlig praktisk relevant for mange.

En af de mere upåagtede men vigtige ændringer er, at hvis man i et anpartsselskab vælger at have en bestyrelse, er det nu lovpåkrævet, at der findes en forretningsorden for bestyrelsen.

Selskabsloven indeholder ydermere en stillingtagen til indholdet af forretningsordenen, som går videre, end vi kendte fra aktie- og anpartsselskabslovene, som blot opridsede en række standardpunkter, der skulle adresseres i forretningsordenen i børsnoterede og statslige aktieselskaber, og som var inspiration for andre selskaber. Selskabsloven rummer et påbud om at gøre disse forretningsordener mere skræddersyede. Loven siger, at

”Ved udformningen af forretningsordenen skal der tages udgangspunkt i kapitalselskabets virksomhed og behov. I den forbindelse bør bestyrelsen eller tilsynsrådet særligt overveje, om forretningsordenen skal indeholde bestemmelser om konstitution, arbejdsdeling, tilsyn med direktionens daglige ledelse, føring af bøger, protokoller m.v., skriftlige og elektroniske møder, tavshedspligt, suppleanter, regnskabskontrol, underskrivelse af revisionsprotokol og sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.”

Det centrale er, at lovgiver ønsker, at forretningsordenen udstikker mere konkrete og brugbare retningslinjer for det enkelte selskab, så de forhold, der er vigtige netop i det selskab, fremhæves for de til enhver tid siddende bestyrelsesmedlemmer. Dette er i tråd med Komitéen for god Selskabsledelses anbefalinger – forretningsordenen skal være et effektivt og operationelt redskab ved løsningen af bestyrelsens opgaver.

Hvad der er relevant er i sagens natur konkret, men det giver måske sig selv, at en ansvarlig ledelse i et biotekselskab skal foretage andre risikoafvejninger end ledelsen i en transportvirksomhed eller en håndværkervirksomhed. Virksomhedens størrelse og personsammenfald har ligeledes stor betydning.

I mange mindre selskaber synes forretningsordenen netop ikke særlig relevant fordi den indeholder mange formelle regler, som man alligevel ofte ikke ser det store behov for at følge til punkt og prikke. Hvorfor have indkaldelsesregler hvis bestyrelsen består af nærmeste familie, tænker man, og i bund og grund ansporer de nye principper til, at man laver regler, man kan se nytten i at overholde, og som derfor er effektive og nyttige. Man er begrænset af selskabsloven, men den giver vide rammer til bestyrelsesarbejdet.

Udover at skulle overholde selskabsloven er der også et hensyn at tage til det, at man kan ifalde ansvar ved ikke at udføre sit hverv ordentligt. Der er nogen dommerskabt ret på dette område. Ansvarsnormen er ikke usædvanlig, men følger dansk rets almindelige grundprincipper for erstatningsansvar. Man kan imidlertid udlede af sagsmængden, at det er en fordel at kunne vise, at man ikke har taget letsindigt på sit hverv som bestyrelsesmedlem og herunder har mødtes regelmæssigt og refereret de drøftelser, man har haft, så man kan se, at der er fornuft og gode velovervejede grunde også til beslutninger, der siden viser sig at have været forretningsmæssigt forkerte.

Det vil således, selvom det kunne være en fristende skræddersyning, ikke være en blændende ide at lave en forretningsorden hvori der står, at bestyrelsen ikke mødes, udover, når man underskriver årsrapporten. Jeg plejer at anbefale mindst fire møder om året, og en grundig protokollering, så man kan se, at bestyrelsen har taget relevante emner op.

Derimod kan forretningsordenen sige noget om frekvensen i at tage bestemte emner op. Det kan være man vil skrive, at man taler budget i tredje kvartal eller at man bedømmer alle ledelsesmedlemmers indsats i første kvartal hvert år, eller hvad man nu kan tænke sig.

For at udforme en forretningsorden, der er præcis og relevant for selskabet, kræver det en anden indstilling til det at lave en forretningsorden end ”der er sikkert en i skuffen”. Man kan lave en brainstorming en gang for alle over hvad det vil være godt for selskabet, at bestyrelsen gør hvornår, og så sætte det på papir i forretningsordenen. Og så kan man skrive i forretningsordenen at man tager den op med faste mellemrum, for eksempel hvert år i større selskaber eller hvert andet år i mindre selskaber, foruden efter større omstruktureringer, fusioner opkøb mv.

Hvis ejerkredsen og ledelsen bliver af større omfang og der er mindre personsammenfald er det mere relevant end ellers at have principper for kontrol. Kontrol med direktionen, og med at direktionsinstrukser følges, kontrol med at bogføringen varetages fornuftigt og at kapitalen er tilstrækkelig til selskabets drift, og regler om tavshedspligt, bliver relevant.

Der findes principper for god selskabsledelse som er fastsat af Komitéen for god Selskabsledelse. Anbefalingerne er senest opdateret i 2010, dog med en skærpelse angående mangfoldighed (kvinder i ledelsen) fra august 2011. Disse anbefalinger er rettet mod selskaber, der har aktier optaget til handel på en autoriseret markedsplads, bl.a. børsnoterede selskaber, og disse selskaber kan vælge at følge dem, eller at forklare, hvorfor de ikke følger dem.

Andre og mindre selskaber kan imidlertid også have gavn af at vælge blandt anbefalingerne og benytte sig af nogen af dem. Jeg vil komme med et eksempel på nogle af de nuancer, der er vigtige i den forbindelse.

Transparens er et af kodeordene i anbefalingerne – det skal være gennemskueligt, hvorfor ledelsen gør, som den gør, og hvad den har ud af det - den såkaldte agent-principal problemstilling (når lederens interesser ikke er parallelle med virksomhedens), m.v. Det er klart, at transparensen mellem ledelses- og ejerinteresserne er fuldt ud til stede, når ejeren selv er leder. Derimod, når ejer og leder ikke er samme person, og jo større et gab der kommer mellem ejere og ledelsesmedlemmer, kan der være behov for regler og principper, der giver ejerne mulighed for at kigge ledelsen over skulderen. Det samme gælder incitamentsordninger for ledelsen – i selskaber, der ikke er ejerledede kan ledelsesmedlemmer med en incitamentsordning afhængig af resultaterne på kort sigt have et incitament til at optimere situationen i den nære fremtid også selvom det skader selskabet på længere sigt.

Netop disse mekanismer og deres forskellige mening og relevans og anvendelse i forskellige selskaber indikerer behovet for at skabe et konkret sæt af retningslinjer i det enkelte selskab, og der er især i selskaber med en bred ejerkreds behov for kontrolmekanismer i forretningsordenen. Det er hyppigst bestyrelsen selv, der vælger sin forretningsorden, så bestyrelsen må finde sin rolle i forhold til organisationen og tilpasse kravene til den kontrol, den skal udøve, og de andre opgaver, den skal påtage sig, med sigte på at skabe maksimal værdi for ejerne.

Medmindre man har professionelle bestyrelsesmedlemmer vil det ofte være en god ide at tage en advokat med erfaring i ledelsesarbejde og et specialiseret kendskab til selskabsretten med på råd under brainstormingen eller opdateringen og skrivningen af forretningsordenen. Det giver mulighed for at se det hele i et større perspektiv end det enkelte selskab, hvilket ironisk nok kan være en forudsætning for at udarbejde tilstrækkelige og passende retningslinjer i det konkrete selskab, og dermed vil det være med til at støtte bestyrelsen i dens værdiskabelse for ejerne.

For de, der har større interesse i temaet, henviser jeg til min bog ”Bestyrelser i virksomheder” om ledelse efter den nye selskabslov, udgivet af Nyt Juridisk Forlag 2010, ligesom du er velkommen til at kontakte mig på 46 38 03 23 for en umiddelbar uddybning.

Læs om bogen her:

http://forumorientering.dk/bestyrelser-i-virksomheder-ny-bog-fra-flemmin...

Bogen kan købes her: http://www.djoef-forlag.dk/vare/8776732142